Darmowy generator faktur online (PDF)

Czym jest generator faktur? (Wszystko, co musisz wiedzieć)

Generator faktur jest narzędziem online, które pozwala małym firmom, freelancerom lub wykonawcom na szybkie generowanie faktur za pomocą kilku kliknięć. Funkcje generatora faktur umożliwiają ich standardowe formatowanie, konfigurację układu i treści, dzięki czemu cały proces fakturowania przebiega sprawnie i szybko.

Oprogramowanie tego typu oferuje szereg rodzajów faktur, które można wybrać w zależności od specyfiki prowadzonej księgowości. Jedynym celem generatora faktur jest przyśpieszenie i standaryzacja procesów fakturowania. Generator faktur różni się jednak od programu do faktur. Różnicę między nimi przedstawia poniższa tabela:

Program do faktur (wypróbuj za darmo)	Generator faktur
Program do fakturowania wyposażony jest w szczegółowe statystyki i zintegrowane moduły operacyjne. W związku z tym użytkownicy mogą zobaczyć analizy, które pomagają w zrozumieniu biznesu i podejmowaniu decyzji.	Generator faktur nie zawiera statystyk i zintegrowanych modułów operacyjnych. Oprogramowanie to zostało zaprojektowane wyłącznie do generowania faktur.
Program do fakturowania posiada możliwość przechowywania informacji związanych z klientem (baza danych). Informacje takie jak nazwa i adres klienta mogą zostać pobrane w momencie generowania faktur.	Generator faktur nie ma możliwości przechowywania danych klienta. Oznacza to, że konieczne będzie ręczne wypełnianie arkusza danymi klienta.
Za pomocą programu do fakturowania możliwe jest wysyłanie faktur cyklicznych. Fakturę można oznaczyć jako powtarzającą się codziennie, co tydzień, co miesiąc lub co rok, a także wybrać niestandardowe dni.	Generator faktur nie ma możliwości wysyłania faktur cyklicznych. Za każdym razem, gdy wymagane jest wysłanie faktury, należy ją wprowadzić ręcznie.
Program do fakturowania posiada moduł inwentaryzacji. Oznacza to, że można zarządzać i przechowywać dane dotyczące zapasów wraz z monitorowaniem sprzedaży. Na przykład, jeśli wygenerujesz fakturę na 2 jednostki produktu A, oprogramowanie automatycznie zmniejszy stan magazynowy dla tego produktu.	Generator faktur nie posiada modułów inwentaryzacji. Konieczne będzie ręczne aktualizowanie stanu magazynowego po każdej sprzedaży. Proces ten może okazać się czasochłonny.
Program do fakturowania umożliwia przechowywanie danych w edytowalnym formacie. Faktury mogą być generowane, wysyłane i przechowywane w systemie operacyjnym opartym na chmurze.	Generator faktur nie przechowuje danych w formacie, który można ponownie wykorzystać. Tak więc za każdym razem, gdy generujesz fakturę, konieczne jest sprawdzenie formatowania. Oznacza to, że oprogramowanie to ogranicza się do generowania faktur w formacie PDF lub Excel.
Program do fakturowania jest wspierany przez serwer danych w chmurze. Pozwala to na zapisywanie danych operacyjnych.	Generator faktur nie obsługuje serwera w chmurze.

Program do fakturowania jest na tyle zaawansowany, że może zaoferować firmie moduły operacyjne, takie jak analizy i procesy decyzyjne. Jest to różnica w stosunku do programu do generowania faktur, ponieważ generator faktur jest ograniczony tylko do generowania faktur w formacie Excel lub PDF. Ważne jest, aby pamiętać, że oba te programy są przydatnymi zasobami dla firmy i to firma powinna ocenić ich zgodność wykorzystania przed podjęciem decyzji o wyborze jednego z nich.

Poniżej omówimy, które firmy powinny zdecydować się na program do fakturowania, a które na program do generowania faktur.

Jakie firmy powinny rozważyć skorzystanie z generatora faktur?

Generator faktur jest odpowiedni dla freelancerów oraz MŚP, które wystawiają tylko kilka faktur w danym miesiącu. Wynika to z faktu, że proces generowania faktur za pomocą tego oprogramowania jest stosunkowo wolniejszy. Konieczne jest również obliczenie kosztów pod względem czasu poświęconego na wysłanie faktury i jej rozliczenie. Ponadto po odnotowaniu sprzedaży należy ręcznie skorygować stany magazynowe i inne pozycje. Z drugiej strony, program do faktur jest znacznie szybszy, a jego koszt wynosi 23 zł miesięcznie. Należy zatem rozważyć i porównać koszty z korzyściami i dokonać logicznego wyboru.

Jakie firmy powinny rozważyć korzystanie z programu do fakturowania?

Program do faktur to zorganizowane i szybko działające oprogramowanie, które składa się z różnych, funkcjonalnych modułów. Moduły te są zintegrowane i prowadzą do większej wydajności operacji biznesowych. Na przykład, jeśli zostanie odnotowana sprzedaż, stan magazynowy zostanie automatycznie zaktualizowany. Program do faktur będzie idealny dla firm, które codziennie wysyłają wiele faktur. Nadaje się również dla firm z powtarzającymi się przychodami. Weźmy na przykład firmę zajmującą się wynajmem nieruchomości inwestycyjnych. W tego typu branży firma musi zbierać dochody z wynajmu od tych samych najemców i w tym samym określonym terminie. Ustawienie powtarzających się faktur za pomocą takiego programu pozwoli na szybszą windykację i zwiększenie ogólnej wydajności biznesowej.

Wybór pomiędzy tymi dwoma różnymi programami zależy od potrzeb użytkownika. Jeśli w codziennej działalności zamierzasz wykonywać różne operacje za pomocą programu, logiczne jest wybranie programu do faktur. Jeśli jednak intencją jest korzystanie z programu ograniczonego wyłącznie do wysyłania faktur, to rozsądniejszym wyborem będzie generator faktur.

Decydując się na generator faktur, należy wziąć pod uwagę kilka czynników.

Jak wybrać najlepszy generator faktur?

Istnieje wiele czynników, które należy wziąć pod uwagę przed wyborem generatora faktur. Do czynników tych należą: prostota (łatwość obsługi), możliwość generowania różnych dokumentów, takich jak faktury proforma, oferty, faktury obciążeniowe i korygujące, możliwość obsługi na urządzeniach mobilnych oraz to, czy można go używać zarówno na komputerach PC, jak i Mac. Poniżej omówimy powiązane szczegóły:

• Prostota

  W takim przypadku z pomocą przychodzi generator faktur. Wystarczy jedynie wprowadzić dane za każdym razem, gdy trzeba wygenerować fakturę. W rezultacie program ten jest łatwy w użyciu, a czas fakturowania można maksymalnie skrócić.

• Możliwość generowania dokumentów

  Generator faktur umożliwia tworzenie innych podobnych dokumentów firmowych, takich jak faktury proforma, faktury obciążeniowe lub faktury korygujące i inne. W małych firmach dokumenty te mogą nie być często potrzebne, jednak aby uniknąć potencjalnych problemów, w przypadku konieczności ich utworzenia, warto mieć możliwość ich wygenerowania.

  Podobnie, oprogramowanie powinno być w stanie obsługiwać wszystkie różne systemy operacyjne, w tym Mac, urządzenia mobilne i PC.

  Największą zaletą generatora faktur jest to, że jest darmowy. Jednakże, funkcje mogą być ograniczone.

Z kolei program do fakturowania posiada zaawansowane funkcje i zintegrowane moduły. Część z tych funkcjonalnych modułów została omówiona poniżej:

• Moduł fakturowania

  This module is capable of sending invoices, adjusting receivables balances, sending reminders, price quotes as well as debit and credit notes.

• Moduł zarządzania klientami

  Jest to jeden z najważniejszych modułów do zarządzania klientami.

• Moduł zarządzania zapasami

  Moduł ten umożliwia zarządzanie zapasami i tworzenie rezerw na zapasy przestarzałe.

• Moduł faktur cyklicznych

  Moduł ten umożliwia zarządzanie fakturami cyklicznymi, czyli automatyczne tworzenie i dostarczanie faktur do klientów w cyklu miesięcznym lub rocznym.

Podsumowanie

Generator faktur to darmowe narzędzie, z którego najczęściej korzystają freelancerzy i małe firmy do generowania faktur. Oprogramowanie to nie przechowuje faktur w formatach wielokrotnego użytku i nie posiada zaawansowanych modułów. Nie ma możliwości generowania faktur cyklicznych, nie zawiera bazy klientów, modułu faktur ani żadnych innych zaawansowanych funkcji. Ogranicza się do generowania faktur w formacie Excel lub PDF.

Jeśli firma zastanawia się nad wyborem programu do faktur lub generatora faktur, głównym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę, jest to, czy jej działalność jest złożona i zaawansowana. Jeśli tak, to warto wybrać program do fakturowania. Oprogramowanie to pozwala na przyspieszenie i usprawnienie procesu fakturowania, ponieważ moduły funkcjonalne są zintegrowane i umożliwiają zwiększenie wydajności operacyjnej. Korzystanie z tego oprogramowania wymaga jednak opłaty w wysokości 23 zł miesięcznie.

Jeśli firma skłania się ku wyborowi generatora faktur, jego wybór będzie zależał od łatwości obsługi, a także możliwości tworzenia innych dokumentów, takich jak faktury proforma, oferty, kosztorysy, faktury obciążeniowe i korygujące.

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest generator faktur PDF?

Jest to program generujący faktury w formacie PDF. Zaletą wysyłania plików PDF jest to, że są one natychmiast gotowe do wysłania za pośrednictwem załącznika do wiadomości e-mail.

Czym jest generator faktur Excel?

Jest to generator faktur, który wystawia faktury w formacie programu Excel. Główną zaletą faktury w formacie programu Excel jest to, że można ją modyfikować zgodnie z własnymi potrzebami. Warto jednak zauważyć, że faktura wysłana w formacie PDF robi lepsze wrażenie niż faktura w formacie Excel.

Dla kogo przeznaczony jest generator faktur?

Generator faktur będzie idealny dla freelancerów i małych firm, które generują tylko kilka faktur w danym miesiącu. Wynika to z faktu, że takie rozwiązanie jest stosunkowo wolniejsze i bardziej energochłonne. Jeśli istnieje potrzeba częstego wysyłania faktur w ramach prowadzonej działalności, wówczas bardziej korzystne jest korzystanie z programu do faktur.

Czy generator faktur jest darmowy?

Generator faktur jest darmowy, jednak jego wadą jest to, że nadaje się do wykorzystania tylko w małych firmach, które wysyłają tylko kilka faktur w danym okresie. Rozwiązanie to nie sprawdzi się w przypadku chęci uzyskania dostępu do zaawansowanych i zintegrowanych modułów księgowych. Zamiast tego należy wybrać program do faktur, który obsługuje zaawansowane funkcje, takie jak inwentaryzacja, zarządzanie klientami, faktury cykliczne i raportowanie.

Jak wystawić fakturę dla firmy

Będąc właścicielem firmy, konieczne jest śledzenie usług lub produktów, które dostarczasz swoim klientom. Oznacza to rejestrowanie ceny, ilości, sposobu płatności i innych tego typu szczegółów.

Korzystanie z faktur jest doskonałym sposobem, aby mieć wszystkie istotne informacje dotyczące transakcji pomiędzy Twoją firmą a klientem.

Faktury są również pomocne podczas sporządzania sprawozdania finansowego, przeprowadzania audytów, składania deklaracji podatkowych lub po prostu ogólnego podsumowania rozwoju firmy. Ponadto stanowią one dowód transakcyjny zarówno dla Ciebie, jak i Twojego klienta.

Wystawianie faktury obejmuje następujące kroki:

Wybór wzoru faktury*

Wybór odpowiedniego wzoru faktury zależy od tego, jakie usługi oferujesz lub jakie produkty sprzedajesz. Dobrze jest wybrać taki wzór, który pasuje do tematu biznesowego / tożsamości marki, pod względem koloru, stylu i rozmiaru czcionki.

Estetycznie i profesjonalnie wyglądająca faktura z dużym prawdopodobieństwem pomoże w poprawieniu wizerunku Twojej firmy. Co więcej, już w momencie otrzymania faktury przez klienta powinno być jasne, że jest to faktura. Dlatego unikaj nadmiernie rozbudowanych i skomplikowanych wzorów.

Dodaj do faktury logo swojej firmy i hasło reklamowe. Nie wypełniaj faktury zbyt dużą ilością szczegółów. Niech będzie ona prosta, konkretna i wiarygodna.

Dodanie produktów lub usług

Wprowadź produkty lub usługi, na które umówiliście się z klientem w miejscach do tego przeznaczonych na fakturze. W razie potrzeby dodaj krótkie opisy swoich usług/produktów, na tyle, aby klient wiedział, za co płaci.

Upewnij się, że szczegóły dotyczące tego, co oferujesz są poprawne, aby uniknąć pytań ze strony klientów i niepotrzebnego stresu. Nieprawidłowe opisy usług lub produktów mogą prowadzić do opóźnień w płatnościach, pogorszenia relacji z klientami i ogólnego osłabienia biznesu.

Zawarcie ważnych danych (dane firmy, dane dotyczące płatności, dane klienta)

Zarówno dane Twojej firmy, jak i dane klienta powinny być wyraźnie zapisane na fakturze. Także ustalone warunki waszej transakcji powinny być na niej odpowiednio opisane.

Poniżej przedstawiamy listę tego, co powinno znaleźć się na fakturze:

• Dane i adres firmy Twojego klienta
• Dane Twojej firmy, adres i informacje kontaktowe
• Sposób płatności
• Data wystawienia faktury
• Termin płatności
• Całkowity koszt dostarczonej usługi/produktów plus VAT. Jeśli zaoferowano jakiś rabat, również go odnotuj.

Zarejestrowanie konta

Nasz program do faktur posiada wszystkie elementy potrzebne do wystawiania faktur. Nasze wzory faktur są wykonane profesjonalnie i starannie, aby ułatwić Ci proces ich wystawienia. Zapewniamy elastyczne, inteligentne i wydajne usługi fakturowania przy pomocy naszego programu. Wszystko, co musisz zrobić, to zarejestrować się za darmo i pozwolić nam już dziś zająć się Twoimi fakturami.

*Opcja ta jest dostępna tylko dla zarejestrowanych użytkowników.